Les avantages d’organiser une réunion d’affaires à l’hôtel et comment la réussir

Vous trouverez ici la recette pour organiser des rencontres professionnelles et des conférences efficaces. Après des mois à assister à des réunions via un écran, c’est le retour progressif en personne. C’est donc le parfait moment pour se rafraichir la mémoire afin d’optimiser votre prochaine réunion d’affaires à Saguenay.

1. Bien se préparer

Avant la rencontre, déterminez un ordre du jour clair et précis et surtout, faites-le parvenir à votre équipe quelques jours avant la réunion. Cela permettra aux participants de bien se préparer aux sujets qui seront discutés.

Pensez aussi à limiter le nombre de participants à ceux qui sont vraiment essentiels pour atteindre les objectifs de la réunion. Pour quelques-uns d’entre eux, donnez des rôles respectifs (animation, calcul du temps, prise de notes) et surtout, assurez-vous qu’ils soient respectés. Ça permettra de maximiser l’efficacité de votre rencontre!

Finalement, assurez-vous de vous en tenir à l’ordre du jour et d’éviter toutes interventions non nécessaires ou qui s’éloigne trop des sujets prévus à l’horaire.

2. Choisir un lieu de rencontre adapté

Pour plus de service et de flexibilité, optez pour une salle de conférence dans un hôtel! Saviez-vous que l’Hôtel Le Montagnais organise des événements d’affaires d’envergure provinciale, nationale et même internationale? Congrès, colloques ou réunions, beaucoup de personnes foulent les 25 000 pieds carrés de surface disponible et logent dans l’une des 307 chambres disponibles.

Il est aussi possible de tenir des rencontres plus petites. Grâce à la variété et la polyvalence de 16 différentes salles de réception, il est facile d’aménager les lieux selon le nombre de personnes qui seront présentes à votre prochaine réunion à Saguenay.

L’éclairage et la température de la salle sont aussi à penser. Vous serez probablement plus productif et interactif dans une salle de réunion bien éclairée, bien tempérée et adaptée au nombre de personnes présentes.

3. Avoir l’équipement nécessaire

C’est un élément à ne pas négliger! Un support visuel permettra aux personnes impliquées de mieux comprendre vos propos ou d’intervenir pour présenter certains aspects.

À vérifier : aurez-vous besoin d’un projecteur, un micro ou un écran de télévision pour votre rencontre? Si oui, sachez que certaines salles de réception du Montagnais possèdent ces équipements. Il est également possible de louer plus d’équipement directement à l’hôtel.

4. Offrir des moments de répit

Établir un horaire précis en incluant des pauses et le respecter permet aussi d’optimiser vos rencontres. Pour les réunions plus longues, n’hésitez pas à diviser la rencontre en offrant un délicieux repas aux participants. Notre restaurant Le Légendaire situé directement à l’hôtel vous offre un menu varié et abordable dans une ambiance dynamique.

Un service de banquet est aussi disponible à l’Hôtel Le Montagnais. Petit-déjeuner, brunch, petit goûter, canapés, buffets ou repas 4 services sont offerts, tout dépendant de l’ampleur de votre rencontre. Cela permet de créer des moments d’échanges plus légers et de créer une bonne cohésion entre les membres, en plus d’aérer l’esprit de vos collègues pour un moment!

5. Définir un responsable logistique

Même si cela semble simple en apparence, il y a beaucoup d’éléments à considérer pour faire de votre rencontre un succès. Pour vous aider, vous pouvez également compter sur certaines personnes clés, comme des spécialistes de l’organisation d’évènements en tous genres. Elles vous guident à travers les choix à faire et gèrent pour vous tous les moindres détails.

Du premier appel jusqu’au jour J, ces personnes seront disponibles pour vous afin de faire de votre événement un succès sur tous les points.

Pour vous aider à planifier votre prochaine réunion d’affaires ou votre congrès au Saguenay-Lac-Saint-Jean, contactez notre coordonnatrice spécialisée :

• Mme Véronique Claveau au 418-543-5042, poste 2205