Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 30 novembre 2023

À l’Hôtel Le Montagnais, nous sommes profondément engagés à garantir la sécurité des renseignements personnels que nous recueillons et utilisons. Étant une entreprise assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous avons élaboré la présente Politique de confidentialité pour vous expliquer comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels.

1. Champ d’application

La présente Politique s’applique à :

– Tous les services dispensés par l’Hôtel Le Montagnais (incluant le Spa Baie sur Mer, le parc Aquafun et le Restaurant Bar de Chicoutimi – Le Légendaire);
-Tous les membres de la direction et du personnel de l’Hôtel Le Montagnais;-
-Tout renseignement personnel, quel que soit leur support.

Un renseignement personnel est défini par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé comme celui qui porte sur une personne physique et qui permet de l’identifier.

Toutefois, les articles 3 et 4 de la présente Politique ne s’appliquent pas à un renseignement personnel qui a un caractère public ni aux renseignements personnels qui concernent l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

2. Collecte et utilisation de renseignements personnels

2.1. Motifs de collecte et d’utilisation de renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous collectons sont strictement utilisés de façon limitée :

Services dispensés par l’Hôtel Le Montagnais

L’Hôtel Le Montagnais offre plusieurs services impliquant la collecte de renseignements personnels, notamment le traitement des réservations, des demandes de renseignements et de la facturation (chambres, salles, évènements, Spa Baie sur Mer, parc Aquafun et Restaurant Bar de Chicoutimi – Le Légendaire);

-Dans le cadre de nos services, nous collectons des renseignements personnels portant notamment sur :
-Nom, prénom et coordonnées de contact (adresse électronique, numéro de téléphone);
-Informations de paiement, y compris les données de carte de crédit;
-Informations de réservation, telles que les dates de séjour, les préférences et les demandes spéciales;
-Informations sur l’utilisation de nos services, y compris les préférences et les interactions.

Recrutement

Nous collectons des renseignements personnels (notamment des curriculums vitæ, des lettres de présentation et des références) dans le cadre de processus de recrutement de membres du personnel.

Gestion des dossiers d’employés

Nous collectons des renseignements personnels auprès des membres de notre personnel pour fins de gestion des dossiers d’employés (notamment l’adresse postale, l’adresse courriel personnelle, les numéros de téléphone, la date de naissance et le numéro d’assurance sociale).

De plus, nous sommes appelés à partager certains renseignements personnels avec des fournisseurs de services, tels qu’Acomba (logiciel de traitement de la paie). Nous veillons à ce que ces fournisseurs de services assurent la protection des renseignements personnels qui leur sont communiqués.

2.2 Moyens pour collecter des renseignements personnels

Nous collectons des renseignements personnels de vive voix, par courriel, par téléphone, par message texte, par télécopieur, par le biais de notre logiciel de réservation, par le biais des systèmes de messagerie des réseaux sociaux ou par le biais de formulaires disponibles sur notre site Web.

De plus, nous collectons automatiquement certaines informations lorsque des utilisateurs visitent notre site Web, y compris :

-Adresse IP;
-Type de navigateur;
-Système d’exploitation;
-Pages visitées;
-Horaires d’accès;
-Informations sur le matériel et les logiciels des utilisateurs.

2.3. Google Analytics

L’Hôtel Le Montagnais utilise, sur son site Web, un outil de mesure d’audience Web appelé Google Analytics.

À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements concernant votre navigation sur ce site, lesquels sont conservés sur des serveurs situés notamment aux États-Unis. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte.

Les renseignements collectés par l’outil sont, par exemple, les pages que vous consultez, la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites ainsi que les liens sur lesquels vous cliquez. Le type de système d’exploitation de votre ordinateur ainsi que la langue de celui-ci, le nom de votre fournisseur de services Internet et votre position géographique (la région) font aussi partie des renseignements collectés. Votre adresse IP est également recueillie, mais elle est anonymisée (tronquée) afin d’assurer la confidentialité des renseignements vous concernant. L’anonymisation d’une adresse IP permet d’empêcher que l’identité d’un internaute soit connue au moyen de celle-ci.

Google n’utilise les renseignements collectés que pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation sur ce site, ce qui permet à l’Hôtel Le Montagnais, d’améliorer sa prestation électronique de services. Google ne mettra en aucun cas en relation les renseignements collectés sur ce site avec une autre donnée qu’il conserve.

Les utilisateurs du site Web peuvent empêcher l’enregistrement par Google des renseignements relatifs à leur navigation en installant sur leur ordinateur le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

2.4 Exactitude

Nous nous assurons que les renseignements personnels que nous utilisons sont à jour, exacts et complets.

3.Communication des renseignements personnels

Nous ne communiquons pas, de quelque manière que ce soit (diffusion, échange, partage, vente, etc.), des renseignements personnels à des tiers, sauf dans
les circonstances suivantes :

-Fournisseurs de services tiers : Nous pouvons partager des renseignements personnels avec des fournisseurs de services tiers, tels que les sociétés de traitement des paiements et Acomba (logiciel de traitement de la paie);

-Autorités légales : Nous pouvons divulguer des renseignements personnels si cela est requis par la loi;

-Sociétés affiliées : Nous pouvons partager des renseignements personnels avec nos sociétés affiliées dans le cadre de notre prestation de services.

4. Sécurité des renseignements personnels

Nous mettons en place des mesures de sécurité techniques, administratives et physiques appropriées pour protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

4.1. Conservation des renseignements personnels

La conservation et la destruction appropriées des renseignements personnels sont des éléments essentiels de la protection de la vie privée et de la sécurité des individus. En tant que gardien responsable de la protection des renseignements personnels, il est de notre devoir de mettre en place des pratiques rigoureuses pour garantir la confidentialité et la sécurité de ces renseignements personnels.

La conservation des renseignements personnels est nécessaire pour diverses raisons, notamment la conformité légale, la prestation de services, la résolution de litiges et l’amélioration continue des opérations.

-Minimisation des données : Nous ne collectons que les renseignements personnels nécessaires à des fins spécifiques et les conservons pendant la durée nécessaire pour atteindre ces objectifs;

-Calendrier de conservation : L’Hôtel Le Montagnais doit conserver :
-Les dossiers d’anciens employés pendant au moins cinq (5) ans suivant la fin de leur emploi, sauf les dossiers de réclamation en vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, lesquels doivent être conservés de façon permanente compte tenu du risque de récidive et de rechute;
-Les registres aux fins fiscales et pièces à l’appui pendant au moins sept (7) ans.

-Restrictions d’accès : Les renseignements personnels sont uniquement accessibles aux membres de la direction et du personnel qui doivent les utiliser dans le cadre de leur travail. Plus précisément :
-Seuls les membres de la direction, le personnel de la comptabilité et les employés de la réception ont accès aux renseignements personnels concernant les clients;
-Seuls les membres de la direction, la directrice des ressources humaines et le personnel de la comptabilité ont accès aux renseignements personnels concernant les employés;
-Seule la directrice des ressources humaines et toute personne appelée à l’accompagner dans le cadre d’un processus de recrutement ont accès aux renseignements personnels concernant les candidats.

-Sécurité : Pendant leur conservation, les renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité appropriées pour prévenir tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction. Notamment :
-Les renseignements personnels sur support papier sont conservés dans des bureaux barrés;
-Les archives sont conservées dans une voûte barrée;
-Les renseignements personnels conservés sur support informatique sont notamment protégés par un pare-feu hautement sécurisé, des antivirus professionnels et payants ainsi que les mises à jour de Windows sur une base régulière. De plus, nous utilisons le logiciel de gestion hôtelière Hotello, lequel garantit sa conformité en regard de Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (https://hotello.com/conformite/).

4.2. Destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels doivent être détruits dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par un calendrier de conservation. La destruction des renseignements personnels est effectuée de manière sécurisée et définitive.

-Méthodes de destruction : Les renseignements personnels seront détruits de manière à les rendre irrécupérables. Cela peut inclure le déchiquetage de documents physiques (déchiqueteuse ou firme spécialisée de déchiquetage), la suppression sécurisée des données électroniques et la désactivation des comptes.
-Procédures documentées : Des procédures de destruction sont documentées et suivies pour garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires.
-Formation du personnel : Le personnel est formé sur les pratiques de destruction sécurisée et de comprendre l’importance de la conformité.
-Suivi et vérification : Les processus de destruction sont régulièrement surveillés et vérifiés pour s’assurer qu’ils sont effectués conformément aux politiques établies.
-Conformité aux exigences légales : Il est essentiel de se conformer aux lois et réglementations applicables en matière de conservation et de destruction des informations personnelles.

5.Consentement

Toute personne peut choisir de ne pas nous fournir certains renseignements personnels, mais cela pourrait notamment affecter sa capacité à utiliser certains services. Toute personne peut également choisir de ne pas recevoir de communications marketing de notre part en modifiant ses préférences de communication.

6.Droit d’accès et de rectification

Nous informons toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concerne, de l’utilisation qui en est faite et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers. De plus, nous permettons à toute personne de consulter ou d’obtenir copie de ses renseignements personnels et de les faire rectifier, le cas échéant.

Une demande d’accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentant, d’héritier, de successible de cette dernière, à titre de liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès ou à titre de titulaire de l’autorité parentale, même si l’enfant mineur est décédé.

Toute demande d’accès ou de rectification doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels.

7. Modifications de la politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

8.Responsable de la protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant notre Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons des renseignements personnels, veuillez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Jean-Benoit Gilbert
Directeur des opérations, ventes et marketing
jeanbenoit.gilbert@lemontagnais.qc.ca

9. Processus de plainte

Toute plainte afférente à la gestion des renseignements personnels doit être adressée par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels.

Elle doit faire état des faits et motifs à son soutien. De plus, tout document pertinent à son analyse doit y être annexé.

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit traiter la plainte avec diligence et fournir une réponse écrite au plaignant.